No contexto contemporâneo temos observado que as organizações têm procurado formas de modernizar seu estilo e sua linguagem, pois bem, essas modernizações, ao que tudo indica, vieram para ficar e têm objetivos imprescindíveis para a sobrevivência das empresas.
A modernização de estilo e de linguagem das correspondências empresariais aconteceu a partir de um momento histórico específico, o final dos anos 1970, como resultado de um contexto econômico em que a disputa por uma fatia do mercado mundial se tornou muito mais competitiva.
Uma das estratégias que passou a ser utilizada mundialmente foi a redação de informações de maneira mais objetiva. Com a necessidade de trabalhar na direção da qualidade e da fidelidade dos clientes, tornou-se importante discriminar os procedimentos e padrões utilizados no dia a dia, especificando-os em linguagem clara e sem duplicidade de sentido, de forma a minimizar o retrabalho e acelerar o intervalo de tempo entre os fatos e as ações.
Alguém pode argumentar que um texto mal escrito não representa perda financeira substancial para uma empresa. Entretanto, vejamos a seguir o que pode ocorrer quando circulam documentos deste tipo.
§ Desmotivação para a leitura: não se lê mais o texto todo, faz-se apenas uma leitura perpendicular, ou seja, passam-se os olhos para ver do que se trata.
§ Privilégio da troca oral de informações: na linguagem oral não há garantias de que a mensagem será transmitida com fidedignidade e, com frequência, ocorre falta de clareza das informações principais. Neste tipo de comunicação é comum não se observar a necessidade em verificar de que modo a mensagem está sendo compreendida e repassada aos demais destinatários. Da mesma maneira, torna-se mais fácil o descomprometimento com prazos e metas.
§ Falta de credibilidade: uma vez que a transparência é um dos valores mais prezados em nossos dias, é preciso ter em mente que uma mensagem mal elaborada, ambígua ou obscura, pode comprometer a credibilidade de uma área ou de toda a empresa diante de seus clientes, sejam eles internos ou externos.
§ Retrabalho: o retrabalho ocorre tanto para o emissor quanto para o receptor da mensagem. Há casos de empresas que precisaram de seis meses para operar um recadastramento, quando o tempo inicial previsto era de apenas um mês. Tudo isso porque um memorando estava escrito de maneira inadequada.
§ Conflitos internos constantes: a falta de clareza tende a gerar interpretações equívocas e perigosos erros de comunicação, o que pode levar a desagregação ― algo contrário à sinergia positiva necessária ao sucesso de qualquer ambiente profissional.
§ Ineficiência para novos negócios: o poder de persuasão de um texto é seriamente comprometido pela ocorrência de equívocos, o que pode resultar em perdas de lucratividade.
É muito provável que a perda gerada por falhas na transmissão de informações não possa ser mensurada em termos estritamente financeiros, mas, com certeza, o prejuízo econômico provocado pelo desgaste dessas falhas é substancial.
Conclui-se então que, em tempos de mercados mundiais e de luta por sobrevivência na era da globalização, não basta apenas investir em informação e tecnologia, mas naquilo que, dentro da sociedade humana, tem valor de troca: a comunicação.
Em termos empresariais, essa comunicação tem valores bem definidos: a clareza e a objetividade das informações proporcionam e impulsionam a fidedignidade das mensagens e a agilidade das decisões, molas da sobrevivência e do lucro.
O princípio fundamental do texto empresarial
Diferentemente do texto jornalístico e do literário, a comunicação empresarial tem como seu principio fundamental gerar uma resposta objetiva àquilo que é transmitido. Ou seja, gerar uma ação.
Na correspondência empresarial, o documento é sempre redigido para um cliente visando a uma resposta dele. Se o cliente der a resposta que se espera, o texto foi eficaz; se não, o texto tem de ser obrigatoriamente repensado e reescrito.
Fonte: Adaptado do livro Redação empresarial. Miriam Gold. - 4. ed. - São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010
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